28.02.2019 - 'Dokumenten Archivierung'

Einladung:    "Dokumenten-Archivierung"    - Donnerstag 28.02.2018, ab 14 Uhr

 

 

gruhn.it - Digital Workplace

 

Machen Sie Schluß mit zeitraubender Dokumentenablage und Suche

In unserem nächsten Workshop am 28.02.19 zeigen wir, wie Sie Schluß machen mit den verschiedenen Ablagesystemen für Ihre Dokumente. Wir zeigen Ihnen, wie Sie kostbare Zeit und damit auch Geld sparen können und ganz nebenbei auch noch rechtssicher werden. Büroarbeit kann Spaß machen, wenn man's richtig macht.


Was macht das digitale Archivieren so interessant?

Lehnen Sie sich einen Moment zurück und überlegen einmal, wie oft Sie ein einzelnes Papierdokument in der Hand haben, bevor es endlich mit viel Aufwand im Ordner verschwindet. Jetzt gehen Sie in Gedanken durch, wie viel Aufwand Sie haben später Dokumente wieder in den richtigen Ordnern zu finden. Wer noch kennt Ihr Ablagesystem und findet Dokumente ähnlich schnell - oder nicht? Wie oft müssen Sie für jemand anderen etwas in Ordnern suchen? 
Und wie wäre es, wenn das alles schneller ginge und jeder seine Dokumente auf Knopfdruck finden könnte.

Und so ganz nebenbei haben wir ja auch noch rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen. Die schreiben uns u.a. vor, dass wir digitale Rechnungen auch digital aufzubewahren haben. Den Papierausrdruck dürfen wir zwar als Arbeitsgrundlage benutzen, aber der gilt nicht gegenüber dem Finanzamt. Also ist auch in jedem Unternehmen neben der rein organisatorischen Frage auch die Frage nach der rechtssicheren Archivierung eine ganz spannende Frage, die wir im Workshop besprechen werden.

In unserem Workshop werden wir folgende Kernpunkte besprechen und an Praxisbeispielen austesten:

  • Wie funktioniert, bzw. entlastet mich ein digitales Archiv? 
    An Praxisbeispielen zeigen wir, wie einfach es ist Papierdokumente zu digitalisieren und nur noch mit dem digitalen Dokument zu arbeiten. 
    Die Klassiker: Rechnungseingang, Projektunterlagen, Verträge und eMails
  • Was brauche ich alles für ein digitales Archiv? 
    Für Ihre Papierakten haben Sie aktuell viele Laufmeter Regelschränke, Drehsäulen u.v.m. 
    Ein digitales Archiv braucht auch eine solide Umgebung. Wie groß oder klein ist für jedes Unternehmen unterschiedlich. Wir besprechen die Rahmenfaktoren.

 

  • Digitales Archiv - Pflicht für jedes Unternehmen? 
    Eigentlich stellt sich die Frage nicht (mehr). Nach der seit vielen Jahren gültigen GdPDU ist für jedes Unternehmen auch ein digitales Archiv Pflicht. Falsch wäre es aber, ein digitales Archiv nur unter dem Aspekt zu bewerten eine gesetzliche Vorgabe zu erfüllen und die sich im Alltag bietenden Vorteile "links liegen zu lassen". Wir sprechen über die Regeln der GdPDU und ab wann es kritisch wird kein Archiv zu haben.

 

  • Wie kann ich das Archiv in meine Arbeitsumgebung integrieren? 
    Wenn es richtig umgesetzt wurde, ist Ihr digitales Archiv möglichst eng mit Ihren anderen Arbeitsmitteln (ERP, Mail, Mobile Device, etc.) verbunden. Damit sich möglichst reibungslose und zum Teil auch automatisierte Prozesse abbilden lassen.

Als erfahrenes ITK-Systemhaus bieten wir Ihnen alles für Ihren "Digital Workplace" und die dazu benötigten "Digital Basics" aus einer Hand. Eine unserer Stärken ist die, dass wir die verschiedenen Technologiewelten der digitalen Basics übergreifend beherrschen und Sie mit uns nur einen zentralen Partner brauchen. Die sonst eher üblichen "Schnittstellenprobleme" zwischen verschiedenen Technologiepartnern entfallen.

Als erfahrenes ITK-Systemhaus bieten wir Ihnen alles für Ihren "Digital Workplace" und die dazu benötigten "Digital Basics" aus einer Hand. Eine unserer Stärken ist die, dass wir die verschiedenen Technologiewelten der digitalen Basics übergreifend beherrschen und Sie mit uns nur einen zentralen Partner brauchen. Die sonst eher üblichen "Schnittstellenprobleme" zwischen verschiedenen Technologiepartnern entfallen. 

Am 22.11.2018 zeigen wir Ihnen in unserem Infocenter in Saarbrücken verschiedenste Szenarien und sprechen mit Ihnen darüber, was wir für Sie tun können.


Wir freuen uns auf die Gespräche mit Ihnen 

Ihr gruhn.it-Team

 

 

 

IT-Infrastruktur
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Das Rückgrat jeder IT ist eine funktionierende Infrastruktur. 
Wir planen, installieren, betreuen und warten alle modernen Formen von IT-Infrastrukturen. 
Das fängt meist im Technikraum beim Internet- und Telefonanschluss an, geht über verschiedene Formen von Kupfer- und Glasfaserverkabelung in Gebäuden oder dem gesamten Firmengelände und endet (vorerst) unter den Decken bei den WLAN-Antennen. Auf diesem Terrain fühlen sich unsere Systemelektroniker wohl - und Sie können sich auf sie verlassen. 

 

Die Zeit ist reif für Veränderungen
 

 

 

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